Vorteile auf einen Blick für den Versender

  • Einsparpotenziale gegenüber manuellen Versandprozessen um bis zu 70 % (manuelle Bearbeitung, Druck- und Portokosten)
  • Direkter Dokumentenversand ohne Zeitverlust
  • Optimierung der Fakturierungsprozesse und Verkürzung der Zahlungsabstimmung
  • Revisionssichere Ablage der Rechnungen mit digitaler Signatur in der elform Online-Archivierung

Vorteile auf einen Blick für den Empfänger

  • Kein Aufwand für manuelle Nachbearbeitung (z. B. Scannen, Papierhandling)
  • Schnellere Bearbeitung der Daten durch elektronische Freigaben und Archivierung
  • Zusätzlicher Datensatz zum Dokument optional (z. B. EDIFACT, XML)
  • Direkte Integration der Daten in den Workflow
  • Keine Veränderung der IT-Infrastruktur erforderlich
  • Kein Dokumentenverlust auf dem Postweg

elform PrintToMail

elform PrintToMail – elektronischer Rechnungsversand

Immer mehr Unternehmen optimieren ihre Verwaltung durch den Austausch von elektronischen Dokumenten und Daten. So lassen sich Angebote, Briefe etc. ohne weiteres per E-Mail versenden. Voraussetzung für den elektronischen Rechnungsversand ist die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen. Nur so können die Rechnungen zum Vorsteuerabzug genutzt werden (siehe §14 UStG und EU-Rechnungsrichtlinie).

Herkömmlicher Ablauf

Eine Ausgangsrechnung wird im Dealer-Management-System erzeugt und an das elform Formular-Management zum Ausdruck mit einem Laser- oder Tintendrucker übergeben. Druck- und Portokosten sowie die zeitaufwändige Weiterverarbeitung – Transportieren, Sortieren, Falzen, Kuvertieren, Frankieren – führen zu vermeidbaren Kosten.

Ablauf mit elform PrintToMail

In gewohnter Weise werden die Ausgangsrechnungen im Dealer-Management-System erzeugt und an das elform Formular-Management übergeben. Die Schnittstelle PrintToMail kommuniziert direkt mit dem elform Formular-Management. Sie überprüft, ob die Rechnungsempfänger für den elektronischen Rechnungsversand vorgesehen sind. Dies geschieht durch einen Abgleich mit der Datenbank, in der alle Empfänger hinterlegt sind, die eine Rechnung online erhalten sollen. Jeder Kunde hat ein eigenes, gesichertes Portal zur Pflege der Empfängerdaten und zur Transferkontrolle. Die elektronische Rechnung durchläuft, abhängig von der Aufgabenstellung, gesteuert durch elform PrintToMail verschiedene Stationen. Die Erzeugung qualifizierter Signaturen und deren anschließende Prüfung müssen von zwei unabhängigen Institutionen durchgeführt werden, die über eine entsprechende Zulassung (Stichwort Trustcenter) verfügen. Im elform PrintToMail-Portal können jederzeit die einzelnen Vorgänge recherchiert werden. Die übersichtliche Listenansicht zeigt neben Rechnungsempfänger und Versandzeitpunkt auch die versendeten Rechnungs- und Signaturdateien an. Durch die eingeblendete Kostenübersicht ist die Anzahl der verwendeten Signaturen fest im Blick.

Anzeige des Auftragsstatus im PrintToMail-Portal

Mahnlauf mit PrintToMail

Ein postalischer Mahnlauf verursacht heute erhebliche finanzielle Aufwände durch Porto, Papier, Druck und Handling. PrintToMail bietet hierfür eine wesentlich kostengünstigere Variante durch automatisches Versenden der Mahnungen per E-Mail. Automatisch fügt PrintToMail jeder Mahnung die dazugehörige Rechnungskopie aus dem elform Archiv bei. Dadurch reduziert sich automatisch weiterer Folgeaufwand durch Kundenrückfragen.

Optionale Funktionen

Datenextraktion

Viele Unternehmen benötigen heute zusätzlich zur elektronischen Rechnung deren Daten in maschinell verwertbarer Form, z.B. als EDIFACT-Datei (EDIFACT = Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport), um die Daten des Belegs automatisch verarbeiten zu können. EDIFACT ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. elform
PrintToMail stellt dieses Dateiformat optional zur Verfügung. Auf Wunsch kann das Datenformat individuell angepasst werden.

PrintToLettershop

Auch der externe Druck und Versand von Dokumenten wie Rechnungen und Korrespondenz über den Druckdienstleister gewinnen immer mehr an Bedeutung. PrintToMail beherrscht zusätzlich die Selektion von Dokumenten, die via Lettershop postalisch verschickt werden müssen. Dadurch entfallen die Druck- und Handlingskosten im eigenen Haus; über Porto-Optimierung sind zusätzliche Einsparungen möglich. Der Empfänger erhält wie gewohnt den Brief am nächsten Werktag.

E-Mail-Posteingang mit angehängter Rechnung und digitaler Signatur