Systemvoraussetzungen für Versender
- elform Formular-Management
- Provider für digitale Signatur
- Optional elform Online-Archivierung zur revisionssicheren Ablage der elektronischen Dokumente
Vorteile auf einen Blick für den Versender
- Einsparpotenziale gegenüber manuellen Versandprozessen um bis zu 70 % (manuelle Bearbeitung, Druck- und Portokosten)
- Direkter Dokumentenversand ohne Zeitverlust
- Optimierung der Fakturierungsprozesse und Verkürzung der Zahlungsabstimmung
- Revisionssichere Ablage der Rechnungen mit Signatur und Prüfprotokoll in der elform Online-Archivierung
Vorteile auf einen Blick für den Empfänger
- Kosten für manuelle Nachbearbeitung (auch Scannen) entfallen
- Schnellere Bearbeitung der Daten durch elektronische Freigaben und Archivierung
- Direkte Integration der Daten in den eigenen Workflow möglich
- Keine Veränderung der IT-Infrastruktur erforderlich
PrintToMail
Immer mehr Unternehmen optimieren ihre Prozesse durch den Austausch von elektronischen Dokumenten und Daten. So lassen sich Angebote, Briefe etc. ohne weiteres per E-Mail versenden. Ein Problem stellte bisher der elektronische Versand von Rechnungen dar. Der Gesetzgeber hat hier diverse Forderungen, die erfüllt werden müssen, um z. B. den Vorsteuerabzug zu gewährleisten.
Durch elform PrintToMail können Rechnungen aus dem elform Formular-Management nun auch elektronisch versendet werden, als Alternative zum klassischen Ausdruck auf Papier.
Herkömmlicher Ablauf
Eine Ausgangsrechnung wird im Dealer-Management-System erzeugt und an das elform Formular-Management zum Ausdruck mit einem Laser- oder Tintendrucker übergeben. Durch die zeitaufwendige Weiterverarbeitung – Sortieren, Kuvertieren, Frankieren – entstehen erhebliche Kosten.
Ablauf mit elform PrintToMail
Wie herkömmlich wird die Ausgangsrechnung im Dealer-Management-System erzeugt und an das elform Formular-Management übergeben. Die Schnittstelle elform PrintToMail kommuniziert direkt mit dem elform Formular-Management. Sie überprüft nun, ob der Rechnungsempfänger für den elektronischen Rechnungsversand vorgesehen ist. Dies geschieht durch einen Abgleich mit der Datenbank, in der alle Empfänger hinterlegt sind, die eine Rechnung online erhalten sollen. Handelt es sich bei der Rechnung um einen Einzelfall, kann der Versender den elektronischen Rechnungsversand auch einzeln manuell anstoßen.
- Ablaufschema PrintToMail
Die elektronische Rechnung wird von elform PrintToMail direkt an einen Provider online übertragen. Dieser generiert zur Rechnung eine digitale Signatur und leitet anschließend beides an den Empfänger weiter. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten des Versands. Entweder wird die Rechnung direkt per E-Mail zugestellt oder der Empfänger erhält eine Nachricht, dass er sich die Rechnung über das Internet im Portal des Providers abholen kann.