Bedienungsvorteile durch elform ClassicLine
- Alle relevanten Dokumente archivierbar
- Revisionssicher für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren
- Leichte Bedienbarkeit durch modernste Browsertechnologie
- Wesentlich verkürzte Reaktionszeiten gegenüber Kunden
- Archivzugriff über Intra- und Internet
- Direkter Versand von Dokumenten aus dem Archiv per E-Mail
- Volltextrecherche als Standardfunktion
Kostenvorteile durch elform ClassicLine
- Kostenreduzierung mit Faktor 1 zu 6 bei der Recherche
- Manuelle Ablage entfällt
- Dokumententransport entfällt
- Kopiendruck entfällt
- Keine Lagerkosten für Archiv
Die Online-Archivierung für den Automobilhandel
elektronische Archivierung im elform System
Das elektronische Archivierungssystem von elform ist plattformneutral bei allen Autohäusern als Online-Archivierung einsetzbar. Unmittelbar nach dem Druck aus dem Dealer-Management-System steht der Beleg für die Recherche zur Verfügung. Über eine Schnittstelle werden das Dokument als Bilddatei sowie die entsprechenden Indexdaten an die elform ClassicLine übergeben. Aus der langjährigen Zusammenarbeit mit dem Autohandel gibt es eine Vielzahl von Schnittstellen zu unterschiedlichen Dealer-Management-Systemen. So können Mehrmarkenhäuser ein und dasselbe Archiv nutzen.
elform ClassicLine
Dank aktueller Browsertechnologie ist elform ClassicLine eine moderne, kostengünstige Archivlösung. Das System ist ohne intensive Schulung selbsterklärend zu bedienen. Eine Clientinstallation an den einzelnen Rechercheplätzen ist nicht notwendig, da lediglich ein sogenannter Link zum Archiv erstellt wird. Um mit elform ClassicLine professionell zu arbeiten, reichen Grundkenntnisse in Windows aus.
Lizenzierung der elform ClassicLine
Durch ein einfaches Lizenzierungsmodell wird elform ClassicLine für jede Betriebsgröße konfiguriert. Zum Grundpaket gehören die Archivsoftware, die Datenbank und eine Userlizenz. elform verwendet ausschließlich sogenannte »gleitende Lizenzen«. Entscheidend ist nicht die Menge der Clients/Nutzer, sondern die Anzahl der zeitgleich auf das Archiv zugreifenden Anwender. Die Userlizenzen für elform ClassicLine sind in 1er, 3er, 5er und 10er Lizenzpaketen verfügbar. Für große Unternehmen wird auch eine Lizenz mit unbegrenzter Useranzahl angeboten.
Zusatzmodule
elform ClassicLine kann durch optionale Module erweitert und den Bedürfnissen im Autohaus angepasst werden. So lässt sich der elform WorkflowManager direkt mit dem Archiv verbinden, um eine automatische Dokumentenverteilung im Haus zu organisieren.
Diverse Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen ermöglichen einen direkten Datenaustausch zwischen elform Archiv und FiBu. Dadurch entfällt die doppelte Erfassung von Daten; der archivierte Beleg kann direkt aus der Finanzbuchhaltung angezeigt werden.
Auch die elform eAkte korrespondiert mit dem Archiv. Sie ist ein spezieller Filter, der elektronische Dokumente (z. B. Fahrzeugakten, Personalakten) nach logischen Parametern zusammenstellt und den jeweiligen Bearbeitungsstatus ermittelt.
Die Belegrecherche erfolgt in lediglich drei kurzen Arbeitsschritten:
1. AUSWAHL des Archivs
(z. B. Archiv Rechnung/Auftrag)
- Archivauswahl
2. SUCHE über Begriffseingabe
(auch über Volltextrecherche)
- Volltextrecherche
3. ANZEIGE der Ergebnisliste und des Belegs
(mit QuickView und dem Archiv-Viewer)
- Ergebnisliste, Vorschau über QuickView und PDF-Vollbildanzeige im Archiv-Viewer
QuickView
Mittels Cursorberührung öffnet sich das Dokument in einer Auswahlliste automatisch als Kleinbild (Thumbnail) und zeigt zusätzlich die relevanten Indexdaten. Dadurch wird die Recherche nach einem Dokument in umfangreichen Ergebnislisten beschleunigt. Die abgelegten Dokumente können zusätzlich als PDF-Datei geöffnet, gespeichert und direkt per E-Mail versandt werden.
Scanpaket der elform ClassicLine
Mit dem optionalen ClassicLine Scanpaket können u.a. auch unterschriebene Werkstattaufträge oder Eingangsrechnungen archiviert werden. Bei den Werkstattaufträgen erfolgt eine Archivzuordnung des gescannten Belegs via automatischer Erkennung des Barcodes auf dem Dokument. Dieser Barcode wird entweder bereits vom Dealer-Management-System erstellt oder beim Ausdruck über die elform Druckengine. Der Barcode übergibt der elform ClassicLine die notwendigen Informationen zur automatischen Ablage des Dokuments im Archiv. Eine manuelle Indexierung durch die Mitarbeiter entfällt.
- vollautomatische Barcodeerkennung