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Anwendungsbeispiele
- Fahrzeugakte
- Personalakte
- Projektakte
- Vertragsakte
- Reklamationsakte
- Bauakte
Vorteile auf einen Blick
- Kein Aktentourismus zwischen den Standorten
- Akte für alle Anwender immer aktuell
- Spiegelakten entfallen
- Sofortige Statusübersicht durch Ampelsteuerung
- Informationsbereitstellung auf Knopfdruck
Raumkosten sparen
- Schon eine Jahresmenge von 1.000 Fahrzeugakten ergibt ein Stapelvolumen von 10 Metern. Bei einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren summiert sich der Platzbedarf auf 100 Meter.
elform eAkte
die elektronische Akte | Fahrzeugakte
Die elektronische elform Archivierung stellt heute in vielen Autohäusern ein wesentliches Element in der Prozessoptimierung dar. Die eAkte ist multifunktional als Fahrzeug-, Personal- und Projektakte für das Vertragswesen konzipiert und direkt mit dem elform Archiv verbunden. Sie ist ein von elform entwickelter Filter mit eigener grafischer Oberfläche, der mit dem Archiv korrespondiert, Dokumente nach logischen Parametern zusammenstellt und den Aktenstatus ermittelt.
Zur besseren Übersichtlichkeit wird der Registerstatus farblich eindeutig angezeigt. elform spricht hier von der Ampelsteuerung. Intelligente Verknüpfungen z.B. zu Dealer-Management-Systemen und Satellitenprogrammen runden die Einsatzbreite ab.
Spezielle Filterprofile in der eAkte steuern die Zugriffsrechte und blenden Bereiche aus, die von bestimmten Anwendern nicht eingesehen werden dürfen (z. B. Provisionen).
- Aktenansicht einer eAkte mit Ampelsteuerung und Quickview
Anwendung
Die elform eAkte ist optisch der klassischen Ordnerakte nachempfunden. Sie zeigt dem Verkaufsleiter, dem Disponenten oder dem Projektleiter bzw. seinen Mitarbeitern den aktuellen Status einer Akte auf Knopfdruck an. Fragen z.B. zur Finanzierung oder Lieferzeit eines Fahrzeugs können dem berechtigten Mitarbeiter in Sekundenschnelle beantwortet werden. Zur Informationsgeschwindigkeit trägt die Ampelsteuerung der Aktenreiter bei. Die Farbe Rot besagt, dass noch keine Dokumente hinterlegt sind; die Farbe Gelb weist darauf hin, dass Dokumente im entsprechenden Reiter vorhanden, aber nicht vollständig sind; die Farbe Grün dokumentiert einen abgeschlossenen Bereich. Das mühselige »Blättern« in den Unterlagen entfällt.
Suchfunktionen
Neben der Gliederung in eine durch Reiter gesteuerte Aktenstruktur stehen dem Anwender komfortable Suchfunktionen zur Verfügung: die Abfrage nach unvollständigen Akten, die Recherche nach aktuellem Aktenstatus (z. B. Finanzierung bestätigt) und die punktgenaue Suche nach einem bestimmten Dokument in einer Akte. Ergänzend kann auch auf eine Volltextsuche zurückgegriffen werden.
Quickview
Durch Cursorberührung eines Dokuments in einer Auswahlliste öffnet dieses sich automatisch als Kleinbild (Thumbnail) und zeigt zusätzlich die relevanten Indexdaten.
Termingesteuerte Dokumentenvorlage
Die Wiedervorlage von Dokumenten nach Terminvorgaben ist ein viel benutzter Baustein in der eAkte. Vorgänge, die zu einem bestimmten Datum bearbeitet sein müssen, werden mit der entsprechenden Zeitangabe versehen. Ist der Termin erreicht, sendet die eAkte automatisch eine Mail mit Link zum Dokument an den zuständigen Bearbeiter. Jederzeit kann auch eine Terminübersicht abgerufen werden.
- Wiedervorlagefunktion
Aktenbemerkungsfeld als Steuerelement
Jedes Dokument kann durch angehängte Textinformationen ergänzt werden und erspart dadurch in der Bearbeitungskette zeitraubende Rückfragen.
- Aktenbemerkungsfeld
Automatische Belegklassifizierung mit elform StarReader
Jedes Dokument kann durch angehängte Textinformationen ergänzt werden und erspart dadurch in der Bearbeitungskette zeitraubende Rückfragen.
- Belegauslesung im elform StarReader
