Vorteile durch den elform PageReader auf einen Blick

  • Erhebliche Zeiteinsparung gegenüber manueller Verschlagwortung per Tastatur
  • Fehlerhafte Indexierungen nahezu ausgeschlossen
  • Zuverlässige Verschlagwortung pro Beleg
  • Problemlose Einrichtung weiterer Indexmasken
  • Einsatzmöglichkeit für alle Dokumentarten

elform PageReader

Mit der elform Online-Archivierung werden nicht nur die im Dealer-Management-System erzeugten Dokumente revisionssicher abgelegt. Auch Belege des Posteingangs wie z. B. Eingangsrechnungen oder Korrespondenz können gescannt und archiviert werden. Der anschließende Belegfluss innerhalb der Abteilungen wird mit dem elform WorkflowClassic oder dem WorkflowManager organisiert.

Eine erhebliche Zeiteinsparung lässt sich nach dem Scannen der Dokumente durch eine automatische Verschlagwortung erzielen. Dafür hat elform den PageReader entwickelt.

elform PageReader – Indexbegriffe direkt aus dem Dokument entnehmen

Nach dem Scanvorgang wird der elform PageReader gestartet. Der Mitarbeiter wählt für die relevanten Belegtypen eine entsprechende Maske mit den für das Archiv festgelegten Indexfeldern aus. In unserem Beispiel <Eingangsrechnung> sind als Indexfelder <Name>, <Belegnummer> und <Belegdatum> festgelegt. Diese Felder werden direkt aus dem gescannten Beleg übernommen.

Der elform PageReader mit vorab fest definierten Indexfeldern

Der elform PageReader analysiert die vorgegebenen Indexfelder in Sekundenschnelle und filtert programmgesteuert die Werte aus, die für das Indexfeld vorgegeben sind. Wird z. B. ein Datum gefordert, markiert er alle im Dokument vorkommenden Datumseinträge. Es genügt ein Mausklick, um den gewünschten Eintrag in das Indexfeld zu übernehmen.

Der Eintrag im Feld <Abteilung> wird manuell ergänzt. Durch ihn kann das Dokument im Rahmen des Workflows an die genannte Abteilung zur Prüfung weitergeleitet werden. Das Feld <Abteilung> ist der Steuerungsbefehl für das elform Workflowsystem, um den Beleg entsprechend der Vorgaben durch das Unternehmen zu leiten. Durch die klare Indexierung vorab mit Hilfe des PageReaders erkennt der Empfänger sofort, um welches Dokument es sich handelt.

 

Automatisch analysierte Indexfelder im Beleg
Manueller Feldeintrag <EDV> zur Steuerung des Workflows