Arbeitsweise mit elform StarReader

  • Scannen der Dokumente in der gewohnten Form
  • Transfer der gescannten Dateien in verschlüsselter Form (https-Protokoll/SSL Verschlüsselung) ins RZ
  • Verarbeitung im RZ automatisch via StarReader
  • Korrektur der als »unsicher erkannten Dokumente« im Portal durch den Kunden – optional via Dienstleistung
  • elform Rückübertragung der Index- und Klassifizierungsdaten (XML-Datei) ins Archiv

Jedem Kunden steht ein eigener, geschützter Bereich im Portal des RZ zur Verfügung. Die Verwendung des StarReaders ist keine Frage der Betriebsgröße.

Vorteile durch den elform StarReader auf einen Blick

  • Entlastung der qualifizierten Mitarbeiter von Routinearbeiten
  • Schnelle Bereitstellung der Daten
  • Höhere Qualität der Daten
  • Automatische Archivierung
  • Anbindung an e-Archiv (optional) für Kunden ohne eigenes Archiv
  • Bereitstellung der Daten für externe Buchhaltung (z. B. DATEV)

Systemvoraussetzungen

  • Internetzugang
  • ggf. Scanarbeitsplatz

Verarbeitungsgeschwindigkeit des elform StarReaders

In der Ausbaustufe 1 wird ein Durchlauf von 450 einseitigen Dokumenten pro Stunde erzielt. Eine fast beliebige Steigerung ist durch Anpassung der Rechenleistung eingeplant. Die genannten 450 Dokumente benötigen ca. 10 Minuten für den Upload zum RZ. Um überflüssigen Datenballast bei der Rückübertragung zu vermeiden, werden nur die Indexdaten (XML-Dateien) an den Anwender zurückgeschickt, die Bilddateien durchlaufen zeitgleich im RZ einen Löschlauf.

elform StarReader

elform StarReader – elektronische Belegauslesung

Bisher wird die optische Belegauslesung primär in Großunternehmen durchgeführt, da mit einer hausinternen Lösung großer finanzieller und administrativer Aufwand verbunden sind.

Für alle Betriebsgrößen ist der elform StarReader als Rechenzentrumslösung (RZ) konzipiert. Eine automatische Volltexterkennung und Dokumentenklassifizierung unter Einsatz einer Kombination aus führenden OCR Engines laufen auf Basis von vordefinierten Schlagworten, regulären Ausdrücken, Logos und komplexen Regelwerken ab. Schwerpunkt bilden die Auslesung nach § 14 UStG der Eingangsrechnungen und die Klassifizierung von Dokumenten zur Archivierung z. B. in der Fahrzeugakte (e-Akte).

Der elform StarReader ist auch lernfähig. Erfolgte Korrekturen werden in einer zentralen Wissensdatenbank gespeichert und in Zukunft bei allen betreffenden Dokumenten automatisch angewendet. Von dieser zentralen Wissensdatenbank profitieren sämtliche Benutzer des elform StarReaders.
Die erzeugten Daten stehen standardmäßig im XML-Format zur Verfügung. Die Weiterverarbeitung in anderen Applikationen ist deshalb problemlos realisierbar.

Automatische Indexierung von Eingangsrechnungen

Der elform StarReader ermittelt aus jeder gescannten Eingangsrechnung die notwendigen Daten wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Bankleitzahl, die Kontonummer und ggf. die Steuernummer. Durch einen Abgleich mit den Kreditoren-Stammdaten aus der Buchhaltung werden die weiteren Lieferantenstammdaten wie Lieferantennummer, -PLZ und -Ort ermittelt. Anschließend werden bestimmte Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Eine arithmetische Prüfung der Endsumme unter Berücksichtigung der aufgeführten

Steuer schließt den Vorgang ab. Im Rahmen des Transfers an den Kunden werden die verarbeiteten Dokumente direkt im Archiv abgelegt.

Anwender, die der sog. frühen Archivierung den Vorzug geben,
übernehmen die Daten im Kreditorenarchiv zur direkten Weiterverarbeitung mit dem elform WorkflowClassic und den Buchhaltungsschnittstellen wie z.B. FibuLink.

Automatische Klassifizierung von Belegen zur Fahrzeugakte (e-Akte)

Für Belege der elform e-Akte wird die Belegklassifizierung eingesetzt. Ziel ist die Vereinfachung der fehleranfälligen manuellen Erfassung von Dokumenten. Diese Aufgabe übernimmt der elform StarReader mit dem Programm »Automatische Belegklassifizierung«. Dieses Tool trennt zuerst den Aktenstapel durch Auslesen des Paginierstempels. Die Dokumente werden nach spezifischen Merkmalen klassifiziert, der vorgesehenen Dokumentenklasse und dem Register zugeordnet (z.B. Leasingvertrag im Reiter »Finanzierung«). Ergänzend wird die Vorgangsnummer mit ausgelesen und der e-Akte übergeben. Nicht klassifizierbare Dokumente übernimmt das Register »Sonstige«.