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Vorteile von FibuLink auf einen Blick
- Direkte Verknüpfung von T-Systems FiBu und elform Archiv
- Erfassung und Ablage von Eingangsrechnungen in einem Arbeitsgang
- Vereinfachte Belegrecherche direkt aus der T-Systems FiBu heraus
- Beschleunigter Informationsfluss im Unternehmen
- Wesentlich schnelleres und effizienteres Arbeiten
Die Archiv-Schnittstelle zur T-Systems Fibu
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Mit FibuLink – einer gemeinsamen Entwicklung von T-Systems und elform – lassen sich Eingangsrechnungen direkt aus dem Archiv heraus in der T-Systems FiBu erfassen und verbuchen. Dabei werden die im Workflow entstandenen Indexdaten automatisch in die FiBu-Erfassungsmaske übernommen. Doppelerfassungen entfallen, Bearbeitungszeiten lassen sich erheblich reduzieren. Spätere Recherchevorgänge erfolgen schnell und komfortabel mit dem FibuLink-Viewer. FibuLink gewährleistet damit schlanke und prozessoptimierte Arbeitsabläufe im Autohaus.
- FibuLink-Arbeitsweise schematisch
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit FibuLink erfolgt in drei Arbeitschritten:
1)
Jede Eingangsrechnung wird auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen, der die interne Rechnungsnummer darstellt. Danach werden die Rechnungen gescannt, automatisch z. B. über den elform StarReader vorerfasst und archiviert. Nach dem Scannen ist eine Recherche im Archiv nach den abgelegten Eingangsrechnungen jederzeit möglich.
Parallel zur Ablage im Archiv werden wichtige Daten wie Rechnungsart (R oder G), interne Rechnungsnummer (Barcode), externe Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Filiale, Kostenstelle, Sachkonto, Steuerschlüssel an die T-Systems FiBu übergeben.
2)
Die Rechnungskontrolle und Freigabe zur Buchung erfolgen anschließend über den elform WorkflowManager. Dieser realisiert die programmgesteuerte Verteilung und Weiterleitung von Belegen im Unternehmen. Die in der elform Archivierung abgelegten Dokumente werden den entsprechenden Mitarbeitern in einer virtuellen Mappe zur Verfügung gestellt.
3)
Aus der elform Online-Archivierung heraus öffnet der Bearbeiter die T-Systems FiBu-Maske und erfasst den geprüften Beleg direkt mit den entsprechenden Kontierungen.
Bei Rechnungen, die nur eine Position mit einer Kostenstelle, Filiale und einem Kreditorenkonto aufweisen – und dies betrifft in der Regel über 80 % aller Eingangsrechnungen – werden die Daten als Datensatz direkt an die FiBu übergeben.
Nach der Erfassung in der FiBu erfolgt im Hintergrund die Übergabe der Daten an das Archiv. Durch einen täglichen Datenabgleich mit dem Tagesabschluss werden eventuelle Änderungen, wie z.B. Nacherfassungen durch Kostenstellenänderungen, in der Archivdatenbank aktualisiert.
Anschließend wird das Dokument mit dem Stempel »Gebucht« versehen. Dadurch wechselt der Status im elform Archiv automatisch von »Geprüft« auf »Gebucht«. Nach Ausgleich des Saldos in der FiBu ändert sich der Belegstatus in »Bezahlt«.
Die in der FiBu zusätzlich erfassten Buchungsdaten werden automatisch im Bemerkungsfeld der archivierten Rechnung abgelegt. Eine spätere Recherche wird dadurch vereinfacht: Alle Buchungsdaten der Rechnung sind als Index in der Archivdatenbank hinterlegt.
FibuLink-Viewer: Anzeige von Dokumenten direkt aus der T-Systems FiBu
Durch den FibuLink-Viewer lassen sich alle archivierten Eingangs- und Ausgangsrechnungen direkt aus der T-Systems FiBu heraus anzeigen.
- Anzeige von Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit dem FibuLink-Viewer
