Zu Besuch beim Autohaus Anders in Vechta
- Autohaus Anders in Vechta
Das Autohaus Anders in Vechta mit insgesamt 5 Standorten arbeitet seit 1999 mit dem elform Formular-Management. Als weiterer logischer Schritt kam mit Beginn des Jahres 2001 die elektronische Online-Archivierung von elform zum Einsatz. Zunächst wurden Rechnungen, Aufträge und Listen online aus dem Formular-Management ins Archiv übergeben.
Im Rahmen der Einführung des elektronischen Archivs war Herrn Anders die Archivierung der Fahrzeugakten ein großes Anliegen. elform entwickelte dazu ein Datenbanksystem, das direkt mit dem Archiv korrespondiert und Aktentransport, Spiegelakten und fehlende Akten der Vergangenheit angehören lässt. Von jedem relevanten Arbeitsplatz in den Standorten ist jetzt eine schnelle Einsicht in die stets aktuellen Akten gewährleistet.
Wir fragten Herrn Anders, ob sich der Einsatz des elform Systems für das Autohaus gelohnt hat.
Herr Anders: Nach erfolgreichem Einsatz des elform Drucksystems war es für mich eine logische Konsequenz, die elektronisch erzeugten Dokumente auch elektronisch zu archivieren. Besonders die vollautomatische Ablage, die Online-Archivierung, ermöglicht es, erzeugte Dokumente ohne händischen Eingriff zu archivieren.
Sie nannten den Begriff der Online-Archivierung. Welche Vorteile ergeben sich daraus für Ihr Haus?
Herr Anders: Die Online-Archivierung nimmt meinen Mitarbeitern die Ablagearbeiten ab. Zum Beispiel werden Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen und – ganz besonders hervorzuheben – Listen vollautomatisch über die Schnittstelle vom elform Drucksystem zum elektronischen Archiv abgelegt. Kaum ist eine Rechnung gedruckt, kann sie im elektronischen Archiv über verschiedenste Suchbegriffe angesehen werden.
Listenarchivierung nannten Sie als ein besonderes Merkmal. Sehen Sie hier einen großen Vorteil der elektronischen Archivierung?
Herr Anders: Listen in Druckform auf Endlospapier benötigen umfangreichen Ablageraum. Diesen Platz kann ich sinnvoller nutzen. Auch können meine Mitarbeiter durch die komfortablen Suchhilfen schnell und gezielt Listenseiten selektieren, sie auf dem Bildschirm betrachten und bei Bedarf in bester Qualität ausdrucken.
Seit Jahresbeginn archivieren Sie Eingangsrechnungen mit einem hohen Automatisierungsgrad. Welche Erfahrungen liegen in diesem kurzen Zeitraum vor?
Herr Anders: In dieser Zeit erkannten wir sehr deutlich die Vorteile und den Nutzen der elektronischen Archivierung. Gebuchte Rechnungen werden beim Scannen erkannt und im Ablagevorgang vollautomatisch mit Werten aus der Buchhaltung ergänzt. In Zusammenarbeit mit elform konnten wir ein optimales Ablageverfahren installieren. Ablagesicherheit, zeitnahe Archivierung und hohe Verfügbarkeit der Dokumente sind dadurch gewährleistet.
Aufgrund Ihrer Idee entstand das Pilotprojekt »elektronische Fahrzeugakte«. Wie sind Sie mit dem Ergebnis dieses eigenständigen Workflow-Programms zufrieden?
Herr Anders: Meine Idee war, unvollständigen oder nicht verfügbaren Akten, Spiegelakten und dem Aktentourismus entgegenzutreten. Besonders in unserem Unternehmen mit mehreren Filialen ist die Aktenverwaltung sehr aufwendig gewesen. Auch sollte der Vertrieb ein einfaches, übersichtliches und informatives System an die Hand bekommen. Mit Hilfe von elform entstand die elektronische Fahrzeugakte. Sämtliche Fahrzeugakten werden auf dem Server gehalten, von der Disposition gepflegt und können von jedem Vertriebsmitarbeiter zeitnah eingesehen werden. Durch die Möglichkeit der Strukturierung werden Ablageregister gebildet. Sie dienen als Grundlage für den Verkaufsprozess und zeigen den Workflow auf. In Zukunft wird die Qualität der Verkaufsprozesse zunehmen.
Vor dem Nutzen steht zunächst die Investition. Welche Investition mussten Sie tätigen und wann begann die Rentabilität?
Herr Anders: Zunächst investierten wir in die Software und die Ausbildung der Mitarbeiter. Darüber hinaus waren Anpassungen der Serverhardware nötig. Für unser Haus liegt der Nutzen besonders in der zentralen Archivierung, der Zugriffsmöglichkeit von Filialen und Abteilungen, der hohen Verfügbarkeit und Qualität der Ablage. Darüber hinaus werden Aktentransporte, nicht auffindbare Akten sowie Registraturen und Aktenschränke der Vergangenheit angehören. Bestehende bzw. zukünftige Archivräume werden nicht gebraucht und sind für wichtigere Dinge frei. Diese indirekten Kosten fallen fort und führten die Investitionen schnell in die Rentabilität. Mit jedem elektronisch archivierten Dokument wurde der Zeitpunkt der Rentabilität schneller erreicht.
Wie beurteilen Sie aus heutiger Sicht die Zusammenarbeit mit der Firma elform?
Herr Anders: Mit Einführung des elform Drucksystems ist uns elform bekannt. Ein Grund für die Anschaffung der elektronischen Archivierung bei diesem Anbieter war auch die gute Erfahrung in der Zusammenarbeit. In gemeinsamer Arbeit wurde das System installiert, wurden die Mitarbeiter durch die elform Trainer geschult und bei Problemen stand der Support sofort zur Verfügung.
Herr Anders, wir danken für das Gespräch.