elform ClassicLine beim Autohaus Mayr in Friedberg
- Autohaus Mayr in Friedberg
Das Autohaus Mayr in Friedberg bei Augsburg feiert in diesem Jahr sein 35 - jähriges Firmenjubiläum als Mercedes-Benz Vertragspartner. Für Herrn Bernd Mayr, Geschäftsführer des Autohauses, sind kompetenter Service und umfassende Beratung der Kunden in Verbindung mit fortschrittlicher Organisation die Säulen des Unternehmenserfolges. Der 1998 eingeweihte attraktive Neubau erweiterte die Ausstellungsfläche auf über 1.000 Quadratmeter. In Kooperation mit der Niederlassung Augsburg können so die Neufahrzeuge der Marke Mercedes-Benz noch besser präsentiert werden.
ClassicLine – die Entscheidung für eine zukunftsorientierte Archivierung
Seit vielen Jahren arbeitet das Autohaus Mayr mit dem elform Formular-Management. Lediglich drei Laserdrucker sind für die Ausgabe aller Geschäftspapiere notwendig; dadurch spart das Autohaus enorme Druckkosten. Für Herrn Mayr standen von Anfang an die Reduzierung des Papiervolumens und effizientere Prozesse rund um das Dokumenten-Management im Vordergrund.
Fünf wesentliche Ziele wurden definiert:
- Reduzierung des Druckvolumens um 60 % durch Wegfall des Kopiendrucks
- Drastische Einsparungen der Suchzeiten (Faktor 1 zu 6)
- Direkter Zugriff auf alle Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus
- Einführung der revisionssicheren Archivierung von Werkstattaufträgen
- Raumgewinnung durch elektronische Ablage der Dokumente
- VVMB-Tagung 2006
Die Markteinführung der ClassicLine fand auf der VVMB-Tagung 2006 in Bonn statt. Für die Mercedes-Benz Vertragswerkstätten bietet dieses wichtige Forum die Möglichkeit, neben den verbandsspezifischen Veranstaltungen und Vorträgen auch neue Produkte im Rahmen einer angeschlossenen Fachausstellung kennen zu lernen.
Herr Mayr ließ sich auf dem elform Stand die neue Online-Archivierung ClassicLine vorstellen. In diesem Produkt erkannte er die passende Lösung zur Optimierung aller Prozesse rund um das Dokumenten-Management in seinem Autohaus. Er entschied sich daraufhin zur Einführung der ClassicLine.
ClassicLine – voll integriert in die EDV beim Autohaus Mayr
Die Installation der elform ClassicLine erfolgte reibungslos über die T-Systems Fernwartung. Durch die Partnerschaft von T-Systems und elform verfügt dieses Archiv über alle notwendigen Schnittstellen zur Anbindung an alphaplus. Sämtliche Ausgangsbelege wie Rechnungen, Listen und Korrespondenz werden vollautomatisch archiviert; der Druck von Kopien entfällt. Auch sinken die Kosten für das Autohaus erheblich, wenn revisionspflichtige Listen ohne Druckausgabe direkt in der ClassicLine archiviert sind.
ClassicLine – Archivierung der Werkstattaufträge durch automatische Barcodeauslesung
- Barcodeauslesung
Ein wesentlicher Entscheidungsfaktor für die ClassicLine war bei Herrn Mayr die elektronische Archivierung der Werkstattaufträge. Diese Belege müssen komplett mit Kundenunterschrift und allen Einträgen der Meister und Mechaniker archiviert werden. Ein generell vom elform Formular-Management auf alle Aufträge eingedruckter Barcode ist der Schlüssel zur vollautomatischen Archivierung der Werkstattaufträge und Zusatzdokumente.
Durch das direkte Auslesen der Barcodes werden die Werkstattaufträge identifiziert und archiviert. Dafür setzt das Autohaus Mayr einen Stapeleinzugsscanner ein.
Das Auslesen des Barcodes, die Verschlagwortung und die Ablage im ClassicLine Archiv sind vollautomatisch ablaufende Prozesse. Deshalb können die kompletten Werkstattaufträge genauso komfortabel recherchiert werden wie die aus dem Druckmanagement übergebenen Rechnungen und Listen.
ClassicLine – eine sich schnell amortisierende Investition
Im Vergleich der Recherchezeiten von etwa einer Minute bei der elform ClassicLine zu ca. sechs Minuten bei der herkömmlichen Papierablage wird das große Einsparungspotenzial durch diese elektronische Archivierung deutlich.
Auch Herr Mayr zieht ein positives Resümee:
»Allein durch die enorme Reduktion der Suchzeiten wird sich die elform ClassicLine in unserem Haus in wenigen Monaten amortisieren.«