Zu Besuch beim Autohaus Senger in Rheine
- Autohaus Senger, Showroom
Im Jahr 2003 feierte das Autohaus Senger sein 50-jähriges Jubiläum. Aus einem kleinen Werkstattbetrieb hatte es sich zu einem Unternehmen mit 14 Standorten in Ost- und Westdeutschland entwickelt.
Das Autohaus Senger hat elform seit dem Jahr 2001 im Einsatz und das System sukzessive ausgebaut. Neben Mercedes-Benz wurden zusätzlich die Marken Audi, Volkswagen und Smart mit angebunden. Mittlerweile sind über 50 Laserdrucker im Einsatz. Zusätzlich werden alle ein- und ausgehenden Belege in der elform Online-Archivierung elektronisch abgelegt.
Der erste Schritt war die Einbindung von Rechnungen, Aufträgen und Listen in das Archiv. Später folgte die elektronische Bearbeitung von Eingangsrechnungen, seit Anfang 2004 arbeitet Senger mit dem Content-Folder und der elektronischen Akte.
Wir fragten Herrn Hemelt, den kaufmännischen Leiter beim Autohaus Senger, ob sich der Einsatz des elform Systems für sein Haus gelohnt habe?
Die durch das elform System stark reduzierten Druckkosten haben für eine schnelle Amortisation des Druckmanagements gesorgt. Formularänderungen wie z.B. der neue Vertragsstatus sind für uns kein Thema mehr, da aufgrund des elform Wartungsvertrages keine zusätzlichen Kosten anfallen. Durch die elform Archivierung entstehen für uns bei der Suche nach Dokumenten praktisch keine Recherchezeiten. Hier wurden unsere Erwartungen sogar noch übertroffen.
Vor kurzem haben Sie Ihre Online-Archivierung um den Bereich Workflow erweitert. Für welche Vorgänge setzen Sie den Content-Folder ein?
Wir nutzen den Content-Folder zur Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Sofort nach Rechnungseingang werden die Belege von unserer Poststelle gescannt und archiviert. Daraufhin erscheinen die Belege im elektronischen Briefkasten des Archivs in der Buchhaltung. Zur Genehmigung werden die einzelnen Dokumente an die Sachbearbeiter weitergeleitet. Nachdem diese ihren elektronischen Stempel gesetzt haben, erscheint der Beleg erneut in der Buchhaltung und kann dann sofort verbucht werden.
Wie kommen Ihre Mitarbeiter mit der neuen Arbeitsweise zurecht?
Die Einführung des neuen Moduls war sicherlich eine Umstellung der alltäglichen Arbeitsweise. Jedoch sind unsere Mitarbeiter bereits gewohnt mit elektronischen Dokumenten über die Online-Archivierung von elform zu arbeiten. Gerade auch durch das Schulungsteam von elform konnten wir unsere Mitarbeiter gezielt vorbereiten.
Welche Vorteile ergeben sich für Sie durch den Einsatz des Content-Folders?
Die einzelnen Vorgänge können erheblich schneller bearbeitet werden. Die Abwicklung über die Hauspost entfällt. Auch hat die Buchhaltung auf Knopfdruck einen Überblick über alle Vorgänge, die im Hause zu bearbeiten sind.
Für welche Arbeitsgebiete setzen Sie die elektronische Akte ein?
Momentan setzen wir die elektronische Akte als Personalakte ein. So können wir jegliche Personalunterlagen zu den über 650 Mitarbeitern elektronisch zentral verwalten. Dies ist besonders Kosten sparend, da sich unsere Häuser mit insgesamt 14 Standorten bundesweit verteilen. Bei Bedarf kann der autorisierte Nutzer jederzeit auf entsprechende Unterlagen zurückgreifen.
Möchten Sie Ihr elform System weiterhin ausbauen?
Da sich die Personalakte sehr bewährt hat, planen wir die elektronische Akte ebenso in anderen Bereichen einzuführen.
Dabei denken wir vor allem an die Gebrauchtwagenabwicklung bzw. an Neufahrzeugverkäufe. Gerade bei der elektronischen Akte hat man einen strukturierten Überblick über die gesamten Dokumente eines Vorgangs. Die Qualität der Arbeitsprozesse steigt damit stetig. Darüber hinaus werden Aktentransporte, nicht auffindbare Akten sowie Aktenschränke auch in diesem Bereich der Vergangenheit angehören.
Herr Hemelt, wir danken Ihnen für das Gespräch.
- Michael Hemelt, kaufmännischer Leiter des Autohauses Senger
