Vorteile durch das elform System auf einen Blick

Druckmanagement

  • Ideale Ergänzung zur Druckausgabe von BMW incadea.engine®
  • Aufgabengesteuerte Druckausgabe von Sonderdokumenten
  • Integrierter Barcodedruck
  • Individuelle Kopiensteuerung
  • Druckjobsplitting auf diverse Drucker im Unternehmen
  • Zukunftssicherheit durch Plattformneutralität

Online-Archivierung

  • Vollautomatische Ablage und Indexierung der Dokumente zeitgleich zur Druckausgabe
  • Zeiteinsparung bei der Dokumentensuche
  • Unternehmensweiter Beleg-Zugriff
  • Recherchehilfe in Form von Volltextsuche
  • Archivzugriff auch über das Intra- oder Internet via elform Internetserver
  • Anbindung und Integration von Fremdprogrammen

Workflow

  • Erhebliche Reduzierung von Durchlaufzeiten
  • Unternehmensweiter Zugriff auf alle Vorgänge
  • Vermeidung von Transportkosten und -verlusten
  • Übersicht und Transparenz einzelner Vorgänge
  • Mühelose Einhaltung aller Zahlungsfristen bei Eingangsrechnungen
  • Höhere Produktivität im Unternehmen durch Prozessoptimierung

elform System im Autohaus Timmermanns in Düsseldorf, Neuss und Kaarst

Autohaus Timmermanns in Düsseldorf

Bereits seit 1975 ist die Autohaus Timmermanns GmbH Vertragspartner der BMW AG mit den Standorten Düsseldorf, Kaarst und Neuss.
Durch zwei Neubauten in Düsseldorf-Heerdt und Neuss wurden die Arbeitsabläufe im Service, in der Auslieferung und Verwaltung nachhaltig modernisiert; darüber hinaus haben sie durch ihren »Schiffsrumpf-Architektur« benannten Baustil große Aufmerksamkeit auch außerhalb des eigentlichen Verkaufsgebiets gefunden.
Zum Unternehmenserfolg des Autohauses Timmermanns tragen innovative IT-Lösungen wesentlich bei. Herr Sontowski, der kaufmännische Leiter, realisierte eine effektive Prozessoptimierung in den administrativen Bereichen.

Dealer-Management-System BMW incadea.engine®

Das Dealer-Management-System BMW incadea.engine® ist die strategische Empfehlung der BMW Group für die deutschen BMW und MINI Vertragspartner.
T-Systems als Serviceprovider sorgt für die ständige Lauffähigkeit dieses DMS bei den BMW Autohäusern. elform, Vertragspartner von T-Systems, optimiert das elektronische Formular-Management und realisiert die Online-Archivierung.
Herr Sontowski hat im Vorfeld zur Einführung des neuen Dealer-Management-Systems alle Verwaltungsbereiche auf den Prüfstand gestellt:

»Um die Papierflut in der Zukunft bewältigen zu können, haben wir uns entschlossen, ein revisionssicheres Archivierungs- und FormularManagement-System anzuschaffen. Ein wesentliches Kriterium zur Entscheidung für elform war – neben der benutzerfreundlichen Bedienung – dass die neue Software die Schnittstellen zu unserem kürzlich implementierten DMS von BMW incadea.engine® bedienen kann.«

Druck-Optimierung

Der Standarddruck aus dem Windows basierenden DMS BMW incadea.engine® wurde durch Einsatz des elform Formular-Managements so ergänzt, dass wichtige Zusatzinformationen, die sich bei der Erstellung eines Werkstattauftrages ergeben, drucktechnisch berücksichtigt werden. Dies sind Zusatzdokumente wie z. B. Checklisten, Reifeneinlagerungsscheine, Leihwagenverträge, eingeblendete Rückseiteninfos, aber auch Aus- und Einblendungen von Formularteilen.

Elektronisches Archiv

Alle im Dealer-Management-System erzeugten und an die Aufbewahrungspflicht gebundenen Dokumente werden mittels elform Online-Archivierung automatisch und zeitgleich als elektronische Bilddatei indexiert und archiviert.
Herr Sontowski:

»Ein Vorteil der Archivierung von elform ist, dass wir nun alle Dokumente rund um Werkstattaufträge, Fahrzeugakten und Rechnungen vollautomatisch im zentralen Dokumentenpool archivieren können, damit allen Mitarbeitern der Unternehmensgruppe die Dokumente per Knopfdruck zur Verfügung stehen. Dadurch sind aufwändige Kopien und Postversand passé.«

Workflow

Als weitere Maßnahme zur Reduzierung des Papierdurchlaufs hat Herr Sontowski die Einführung eines Workflows geplant:

»Wir gehen davon aus, dass dadurch die Rechnungen schneller geprüft, freigegeben und gebucht werden können. Dieser Bearbeitungslauf nimmt zur Zeit 10 bis 14 Tage in Anspruch und soll auf maximal 5 Tage reduziert werden.«

Blick in das Autohaus Timmermanns

Aufgebaut wird zunächst ein Scanarbeitsplatz, an dem die Eingangsrechnungen und allgemeine Post erfasst werden. Alle Dokumente erreichen die Mitarbeiter digital und eine direkte Bearbeitung erfolgt am Bildschirm. Dokumente, wie Eingangsrechnungen, werden dem Workflow-System zugeführt und durchlaufen nunmehr einen klar gegliederten, vorgegebenen Weg durch die Instanzen im Autohaus. Die Weiterleitung der Dokumente wird mittels einer intelligenten Stempelfunktion im Workflow gemanagt. Jederzeit ist die Finanzleitung in der Lage, Menge, Standort und Bearbeitungszustand der Dokumente zu visualisieren.