Workflow bei der Staiger Nutzfahrzeug GmbH in Karlsdorf

Viele Marken unter einem Dach ...

Bereits in der dritten Generation hat sich die Staiger Gruppe als kompetenter Nutzfahrzeug-Servicepartner etabliert. Im Jahr 1999 wurde an der A5 ein Neubau mit einer Gesamtfläche von über 15.000 qm eingeweiht. Durch die zentrale Lage direkt an der Autobahn ist das Haus Staiger als Mehrmarkenbetrieb im Nutzfahrzeugbereich prädestiniert. So werden u.a. die Marken MAN, Iveco und Mercedes-Benz betreut.

Online-Archivierung und Workflow im Nutzfahrzeug-Center Staiger

Für Martin Staiger, Geschäftsführer der Staiger Nutzfahrzeug GmbH, gilt vorrangig, Kundenzufriedenheit und optimalen Service sicherzustellen. Ein entscheidender Schritt zum Unternehmenserfolg ist deshalb die Integration innovativer IT-Lösungen.
Dazu werden die Dealer-Management-Systeme ManageWegos der Wegos GmbH und alphaplus von T-Systems eingesetzt. Als Optimierung der internen Prozesse hatte für Herrn Staiger die Einführung eines elektronischen Archivs sowie eines zusätzlichen Workflow-Systems zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen oberste Priorität. Voraussetzung dafür waren spezielle elform Schnittstellen zu den Programmen ManageWegos und T-Systems alphaplus.
Durch die seit Jahren bestehende Kooperation zwischen elform und der Wegos GmbH sowie mit T-Systems verfügt die elform Online-Archivierung über alle notwendigen Schnittstellen zur Umsetzung des Vorhabens. So konnte Herr Staiger nach den Vorgesprächen den Startschuss für sein Projekt geben.

Online-Archivierung

Nach Installation der elform Online-Archivierung per Fernwartung begann bei der Staiger Gruppe die Einführungsphase. Dabei wurden vor Ort alle Arbeitsplätze eingerichtet und die Mitarbeiter vom elform Spezialisten eingewiesen. Via elform Formular-Management werden alle Dokumente aus den Dealer-Management-Systemen vollautomatisch indexiert und archiviert, so dass der Kopiendruck abgeschaltet werden konnte.

Workflow »Eingangsrechnungen« mit dem Content-Folder

Bisher mussten bei der Staiger Nutzfahrzeug GmbH die täglich eingehenden Rechnungen zur Prüfung und Freigabe per Hauspost verteilt werden. Dabei konnte ein Beleg durchaus mehrere Tage im Umlauf sein, ohne dass die Buchhaltung einen Überblick über den jeweiligen Status des Vorgangs hatte. Zur Realisierung des Workflows »Eingangsrechnungen« wurde von elform daher der sogenannte Content-Folder installiert.
Die Eingangsrechnungen werden nun zentral beim Posteingang gescannt und elektronisch den jeweiligen Mitarbeitern in einer virtuellen Mappe zur Verfügung gestellt. Mittels digitalem Stempel kann die Rechnung vorkontiert, freigegeben oder auch zurückgewiesen werden. Dabei erkennt der Content-Folder automatisch die Station, an die der Beleg weitergeleitet werden soll. Die Buchhaltung hat jederzeit einen aktuellen Überblick zum Belegfluss und Status der Eingangsrechnungen. Erhält das aktuelle Dokument abschließend den »Geprüft-Stempel«, kann der Buchungsvorgang im SAP System abgeschlossen werden.

elform System – weniger Aufwand, mehr Effizienz

Vorteile durch den Content-Folder auf einen Blick:

  • Drastische Reduzierung der Belegdurchlaufzeiten
  • Keine Dokumentenverluste
  • Transparenz über Standort und aktuellen Status aller Vorgänge
  • Schnelle Bearbeitung und Minimierung von Suchzeiten
  • Einhaltung von Zahlungsfristen durch Prozessoptimierung

Die Einführung des Workflows für den Bereich Eingangsrechnungen bei der Staiger Gruppe verlief völlig problemlos. Die mit der neuen Arbeitsweise verbundenen Vorteile erzielten auch deshalb von Anfang an eine hohe Akzeptanz, weil in der Planungsphase Mitarbeiter aus allen relevanten Abteilungen an der Umsetzung beteiligt wurden. In der nur wenige Tage dauernden Einführungszeit gelang es, die neue Arbeitsweise zum integralen Bestandteil des Staiger Nutzfahrzeug-Centers zu machen.
Geschäftsführer Martin Staiger äußerte sich nach der Umstellung auf das elform System wie folgt:

»Wir benötigten ein Instrument, mit dem wir automatisiert, zuverlässig und zeitsparend unsere Dokumente bearbeiten, recherchieren und revisionssicher archivieren können. Dies ist uns mit dem elform System gelungen.«

Für die Einführung eines Workflow-Systems stehen verschiedene elform Tools zur Verfügung. Belegvolumen, Betriebsstätten und Automatisierungsgrad sind die Parameter, welche die Auswahl beeinflussen.