Autoindex
Autoindex ist die Schnittstelle zwischen der Finanzbuchhaltung und dem elform Archiv zur vollautomatischen Indexierung von Kreditorenrechnungen. Dabei verwendet das Modul die Daten der Rechnungserfassung aus der Finanzbuchhaltung und übergibt sie nach der Verbuchung der Belege direkt an das elform Archiv.
Der Ablauf für die sog. „späte“ Archivierung von Eingangsrechnungen erfolgt in drei Arbeitsschritten (am Beispiel der T-Systems FiBu):
1. Kennzeichnung der Eingangsrechnung
Alle Eingangsrechnungen erhalten auf der ersten Seite als sog. Matchcode einen fortlaufenden Barcodeaufkleber (Code 128), der gleichzeitig die interne Belegnummer darstellt.
2. Verbuchung des Belegs in der FiBu
Anschließend werden die Rechnungen geprüft, freigegeben, gebucht und bezahlt. Bei der Buchung wird die Barcodenummer im FiBu-Feld "Rechnungsnummer" eingegeben.
3. Scannen der Eingangsrechnung
und vollautomatische Ablage im elform ArchivDie Kreditorenrechnungen werden stapelweise gescannt. Der elform ScanClient erkennt die Barcodes und trennt die einzelnen Dokumente. Die Indexierung erfolgt durch elform Autoindex vollautomatisch im Hintergrund nach dem Tagesabschluss mit vordefiniertem Datum und Uhrzeit. Es werden alle relevanten Daten einer Eingangsrechnung aus der FiBu an das Archiv übergeben. Am nächsten Tag stehen die Eingangsrechnungen allen berechtigten Nutzern mit den entsprechenden Indexierungen für die Recherche zur Verfügung.
