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    elform eAkte

    Die elektronische Akte / Fahrzeugakte



Die eAkte ist multifunktional als Fahrzeug-, Personal- und Projektakte für das Vertragswesen konzipiert und direkt mit dem elform Archiv verbunden. Sie ist ein von elform entwickelter Filter mit eigener grafischer Oberfläche, der mit dem Archiv korrespondiert, Dokumente nach logischen Parametern zusammenstellt und den Aktenstatus ermittelt. Intelligente Verknüpfungen z. B. zu Dealer-Management-Systemen und Satellitenprogrammen runden die Einsatzbreite ab. Spezielle Filterprofile in der eAkte steuern die Zugriffsrechte und blenden Bereiche aus, die von bestimmten Anwendern nicht eingesehen werden dürfen (z. B. Provisionen).

 

Anwendung

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Die elform eAkte ist optisch der klassischen Ordnerakte nachempfunden. Sie zeigt dem Verkaufsleiter, dem Disponenten oder dem Projektleiter bzw. seinen Mitarbeitern den aktuellen Status einer Akte auf Knopfdruck an. Fragen z. B. zur Finanzierung oder Lieferzeit eines Fahrzeugs können dem zuständigen Mitarbeiter in Sekundenschnelle beantwortet werden. Das mühselige »Blättern« in den Unterlagen entfällt.

 

Suchfunktionen

Neben der Gliederung in eine durch Reiter gesteuerte Aktenstruktur stehen dem Anwender komfortable Suchfunktionen zur Verfügung: die Abfrage nach unvollständigen Akten, die Recherche nach aktuellem Aktenstatus (z. B. »Finanzierung bestätigt«) und die punktgenaue Suche nach einem bestimmten Dokument in einer Akte. Ergänzend kann auch auf eine Volltextsuche zurückgegriffen werden.

 

Termingesteuerte Dokumentenvorlage

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Die Wiedervorlage von Dokumenten nach Terminvorgaben ist ein viel genutzter Baustein in der eAkte. Vorgänge, die zu einem bestimmten Datum bearbeitet sein müssen, werden mit der entsprechenden Zeitangabe versehen. Ist der Termin erreicht, sendet die eAkte automatisch eine Mail mit Link zum Dokument an den zuständigen Mitarbeiter. Jederzeit kann auch eine Terminübersicht abgerufen werden.