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  • teaser eInvoice Reader 1606


    elform eInvoice-Downloader

    Automatische Archivierung elektronischer
    Eingangsrechnungen aus dem E-Mail-Postfach

Elektronische Eingangsrechnungen müssen revisionssicher archiviert werden – und zwar in digitaler Form. In der Regel kommen diese Rechnungen als PDF-Datei per E-Mail beim Empfänger an. Zur elektronischen Archivierung dieser Belege wird daher eine Schnittstelle benötigt, die das E-Mail-Postfach mit dem elform Archiv verbindet.

Der eInvoice-Downloader holt die elektronischen Eingangsrechnungen automatisch aus dem E-Mail-Postfach ab, um sie zu verarbeiten und anschließend dem elform Archiv zu übergeben.
Wird mit der PDF-Datei auch eine Indexdaten-Datei (z.B. XML-Datei) mitgeliefert, kann eine sofortige Indexierung im Archiv erfolgen. Fehlt diese Indexdatei, wird die Rechnung dem elform StarReader zur automatischen OCR-Auslesung übergeben. Ebenso ist eine Anzeige der Belege im elform ScanClient zur weiteren Indexierung möglich.

Im Standard übernimmt der eInvoice-Downloader alle elektronischen Eingangsrechnungen, die im E-Mail-Anhang als PDF- oder ZUGFeRD-Datei zur Verfügung stehen. Andere Formate können im eInvoice-Downloader kundenspezifisch angepasst werden.

 

prod eInvoice Downloader Ablaufschema 1606

Für die Indexierung der Belege stehen diese Module zur Verfügung:

Indexierung über den elform StarReader®

Die digitalen Eingangsrechnungen werden mit einer vom eInvoice-Downloader automatisch erzeugten Belegnummer archiviert und anschließend dem elform StarReader zur Verfügung gestellt. Automatisiert werden nun die notwendigen Daten wie Rechnungsnummer, Datum, IBAN / BIC und USt-ID-Nr. ermittelt. Durch Abgleich mit den Kreditoren-Stammdaten aus der Buchhaltung werden die weiteren Lieferantendaten übernommen.

Anwender, die der sog. frühen Archivierung den Vorzug geben, übernehmen die Daten im Kreditorenarchiv zur direkten Weiterverarbeitung mit dem elform WorkflowManager. Ist zum jeweiligen Kreditor ein Workflow-Empfänger hinterlegt, erfolgt eine automatische Verteilung.

Indexierung über den elform ScanClient/ ScanClient Plus

Die digitalen Eingangsrechnungen werden mit einer vom eInvoice-Downloader automatisch erzeugten Belegnummer archiviert und anschließend im elform ScanClient zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Die Dokumente können sortiert, geheftet oder gelöscht und manuell verschlagwortet werden.

Der elform ScanClient Plus ermöglicht dem Nutzer ein automatisiertes Auslesen per OCR. Dabei wird das Textfeld für die Verschlagwortung einfach im Bildschirm markiert. Der ScanClient Plus übernimmt den ausgelesenen Text direkt in die Verschlagwortungsmaske für das Archiv.