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  • teaser FibuLink incadea 1502


    FibuLink-incadea®

    Die Archiv-Schnittstelle zur incadea®-FiBu



Für die elektronische Archivierung von Eingangsrechnungen ist die Indexierung ein wichtiger Bestandteil zur späteren Recherche. Die maschinell ausgelesenen bzw. manuell erfassten Daten verbleiben dabei in der Archivdatenbank. Alle relevanten Daten müssen parallel nochmals in der FiBu erfasst werden.

Die Archivschnittstelle FibuLink-incadea® greift genau hier ein und überträgt die entsprechenden Rechnungsdaten aus dem Archiv direkt in das Buchblatt der incadea®-FiBu. So werden Informationen wie Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Betrag etc. direkt in die jeweiligen Spalten übernommen. Dadurch entfällt die händische Erfassungsarbeit in der Buchhaltung. Die Bearbeitungszeiten werden erheblich reduziert. Die Mitarbeiter führen statt mühsamer Schreibarbeit Kontrollfunktionen in der FiBu aus und gleichen die Daten zur Buchung ab.

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit elform FibuLink-incadea®

 

  • 1. Elektronische Erfassung /Freigabe der Eingangsrechnung

    Jede Papier-Eingangsrechnung wird auf der ersten Seite mit einem Barcode-Aufkleber versehen und anschließend gescannt. Elektronische Eingangsrechnungen erhalten durch das elform System direkt eine fortlaufende Belegnummer. Danach werden alle Rechnungen automatisch über den elform StarReader vorerfasst und archiviert.

    Die Rechnungskontrolle und -freigabe zur Buchung erfolgt anschließend über den elform WorkflowManager. Dieser realisiert die programmgesteuerte Verteilung und Weiterleitung von Belegen im Unternehmen. Die im elform Archiv abgelegten Dokumente werden den entsprechenden Mitarbeitern in einer virtuellen Mappe für die Bearbeitung zur Verfügung gestellt.

     

    prod-fibuLink incadea elform-cockpit 1411

  • 2. Bereitstellung der freigegebenen Eingangsrechnung

    Nach Rechnungsfreigabe werden im »Kreditoren Workflow« der Buchhaltung die Rechnungen »zum Buchen« angezeigt. In der Ergebnisliste des elform WorkflowManagers wird festgelegt, welche Rechnungen dem Buchblatt »zum Buchen« bereitgestellt werden sollen.

     

    prod-fibuLink incadea kreditorenliste 1411

  • 3. Buchung in der incadea®-FiBu

    Anschließend werden dem Buchblatt die Buchungsdaten der jeweiligen Eingangsrechnung zur Verarbeitung übergeben. Der Beleg wird zur Buchung auf einem zweiten Bildschirm parallel im elform WorkflowManager angezeigt. Nach der Verbuchung kann dort der Stempel »gebucht« gesetzt werden bzw. es erfolgt eine Statusänderung automatisch.

     

    prod FibuLink incadea Buchblatt u Docansicht 1502