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    PrintToMail®

    Der Schlüssel für den papierlosen Dokumentenversand

Immer mehr Unternehmen optimieren ihre Verwaltung durch den Austausch von elektronischen Dokumenten und Daten. Angebote, Briefe etc. werden per E-Mail versendet. Immer verbreiteter ist auch der Versand elektronischer Rechnungen. Mit PrintToMail als zentrale Portal-Lösung erfolgt genau hierfür ein vollautomatischer Versand direkt aus dem Dealer-Management-System.

 

Ausgangsrechnungen mit elform PrintToMail

Im Dealer-Management-System werden die Ausgangsrechnungen erzeugt. elform PrintToMail wertet den Datenstrom aus und erkennt, ob der Rechnungsempfänger für den elektronischen Rechnungsversand vorgesehen ist. Diese Information sowie die notwendigen E-Mail-Adressen kommen entweder direkt aus dem Kundenstamm des Dealer-Management-Systems (E-Invoicing-Schnittstelle) oder sind separat im PrintToMail-Portal hinterlegt.

prod ptm ablaufschema 2020 09

Jeder Kunde hat ein eigenes, gesichertes Portal zur Pflege der E-Mail-Texte und zur Transferkontrolle.
Im elform PrintToMail-Portal können jederzeit die einzelnen Vorgänge recherchiert werden. Die übersichtliche Listenansicht zeigt neben Rechnungsempfänger und Versandzeitpunkt auch die versendeten Rechnungsdateien an. Zum vorgegebenen Versandzeitpunkt erhält der Rechnungsempfänger über PrintToMail die Rechnung als PDF-Datei, im Anhang zur E-Mail des Versenders.

 

ZUGFeRD / X-Rechnung mit PrintToMail®

Für alle öffentlichen Auftraggeber wird eine sog. X-Rechnung benötigt, eine Rechnung komplett im XML-Format. In der Industrie findet alternativ häufig eine Rechnung im sog. ZUGFeRD-Format (PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei) Verwendung. Beide Dateiformate können über PrintToMail verschickt werden. PrintToMail übernimmt dazu die vom Dealer-Management-System in einem Verzeichnis bereitgestellte X-Rechnung bzw. ZUGFeRD-Rechnung und sendet diese vollautomatisch an die hinterlegte E-Mail Adresse des Empfängers.

Roaming mit PrintToMail

Große Unternehmen beauftragen oft externe Postdienstleister für Empfang, Kontrolle und Verarbeitung der elektronischen Rechnungen. Mittels einer Roaming-Schnittstelle können die Belege zentral mit der im Format vorgegebenen Textdatei empfangen werden. PrintToMail erstellt nicht nur die elektronische Rechnung, sondern auch die entsprechende Textdatei. Die Übertragung erfolgt im sog. Roaming-Verfahren.

 

 E-POSTBUSINESS BOX der Deutschen Post AG mit PrintToMail

Durch einen Kooperationsvertrag der Deutschen Post AG mit elform kann über eine Schnittstelle die E-Post-Business box direkt an PrintToMail angebunden werden. Belege, zum Versand in Papierform vorgesehen, können direkt im Druckzentrum der Deutschen Post AG ausgedruckt und verschickt werden, ohne eigenen manuellen Aufwand.

 

prod printtomail auftragsstatus 2009

Anzeige des Auftragsstatus im PrintToMail-Portal