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    PrintToMail®

    Der Schlüssel für den papierlosen Dokumentenversand

Immer mehr Unternehmen optimieren ihre Verwaltung durch den Austausch von elektronischen Dokumenten und Daten. Angebote, Briefe etc. werden per E-Mail versendet. Immer verbreiteter ist auch der Versand elektronischer Rechnungen und Mahnungen. Mit PrintToMail als zentraler Portal-Lösung erfolgt genau hierfür ein vollautomatischer Versand direkt aus dem Dealer-Management-System bzw. der Buchhaltung.

 

Ausgangsrechnungen mit elform PrintToMail

Im Dealer-Management-System werden die Ausgangsrechnungen erzeugt und an das elform Drucksystem übergeben. elform PrintToMail wertet den Datenstrom aus und erkennt, ob der Rechnungsempfänger für den elektronischen Rechnungsversand vorgesehen ist. Diese Information sowie die notwendigen E-Mail-Adressen kommen entweder direkt aus dem Kundenstamm des Dealer-Management-Systems (E-Invoicing-Schnittstelle) oder sind separat im PrintToMail-Portal hinterlegt.

prod ptm ablaufschema 1502

Jeder Kunde hat ein eigenes, gesichertes Portal zur Pflege der E-Mail-Texte und zur Transferkontrolle. Im elform PrintToMail-Portal können jederzeit die einzelnen Vorgänge recherchiert werden. Die übersichtliche Listenansicht zeigt neben Rechnungsempfänger und Versandzeitpunkt auch die versendeten Rechnungsdateien an. Zum vorgegebenen Versandzeitpunkt erhält der Rechnungsempfänger über PrintToMail die Rechnung als PDF-Datei, im Anhang zur E-Mail des Versenders.

 

Mahnlauf mit PrintToMail

Der postalische Versand von Mahnungen verursacht erhebliche Kosten durch Porto, Papier, Druck und Handling. Mit PrintToMail werden diese Kosten erheblich gesenkt durch den automatischen Versand per E-Mail. Optional fügt PrintToMail jeder Mahnung die entsprechende elektronisch versendete Rechnung bei. Automatisch reduziert sich weiterer Folgeaufwand durch Kundenrückfragen.

Roaming mit PrintToMail

Große Unternehmen beauftragen oft externe Postdienstleister für Empfang, Kontrolle und Verarbeitung der elektronischen Rechnungen. Mittels einer Roaming-Schnittstelle können die Belege zentral mit der im Format vorgegebenen Textdatei empfangen werden. PrintToMail erstellt nicht nur die elektronische Rechnung, sondern auch die entsprechende Textdatei. Die Übertragung erfolgt im sog. Roaming-Verfahren. elform unterhält u.a. Roaming-Verbindungen zu Daimler, EvoBus, BMW, Volkswagen, MAN Bus & Truck, EDEKA.

 

 E-POSTBUSINESS BOX der Deutschen Post AG mit PrintToMail

Durch einen Kooperationsvertrag der Deutschen Post AG mit elform kann über eine Schnittstelle die E-POSTBUSINESS BOX direkt an PrintToMail angebunden werden. Belege, zum Versand in Papierform vorgesehen, können direkt im Druckzentrum der Deutschen Post AG ausgedruckt und verschickt werden, ohne eigenen manuellen Aufwand.

 

prod printtomail auftragsstatus 1502

Anzeige des Auftragsstatus im PrintToMail-Portal