Der elform WorkflowManager realisiert in Kombination mit dem elform Archiv die programmgesteuerte Verteilung und Weiterleitung von Belegen im Unternehmen. Die digital abgelegten Dokumente werden dem zuständigen Mitarbeiter in seiner persönlichen virtuellen Mappe bereitgestellt. Ob Eingangsrechnungen, Korrespondenz oder andere Belege – die Kombination der Dokumente erfolgt nach individuellen Vorgaben.
Papier-Eingangsrechnungen werden gescannt, elektronische Kreditoren direkt aus dem digitalen Postfach übernommen.
Die Indexierung der Dokumente erfolgt vollautomatisch über den elform StarReader®, ebenso die Verteilung an die zuständigen Mitarbeiter in virtuellen Mappen im elform WorkflowManager.
Der Rechnungsprüfer versieht die Rechnungen jeweils mit einem digitalen Stempel. Dieser kann individuell eingerichtet werden. So sind digitale Unterschriften, Einträge wie Kostenstellen und Freigabevermerke jederzeit möglich. Mit dem Setzen des Stempels ändert sich automatisch der Status des jeweiligen Belegs. Durch diese Statusänderung sendet der elform WorkflowManager den Beleg an die nächste vorgesehene Abteilung. Zur abschließenden Bearbeitung erscheinen die Rechnungen in der virtuellen Mappe der Buchhaltung.
elform stellt diverse Schnittstellen zur Verfügung, um Workflow Daten direkt an die jeweilige FiBu zu übergeben. Ebenso ist ein Import der Buchungsdaten aus der FiBu möglich. Per WebService-Schnittstelle können die archivierten Rechnungen auch direkt aus der jeweiligen FiBu angezeigt werden.
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